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Cyberattaque Région Normandie – Communication spécifique auprès des organismes de formation

Retrouvez ici toutes les informations fournies par les services formation de la Région Normandie suite à la cyberattaque de fin 2022.

La Région Normandie a été victime d’une cyberattaque détectée le 9 décembre dernier, ayant entrainé l’arrêt immédiat de l’ensemble des systèmes d’information, dont l’outil de gestion de la rémunération des stagiaires ainsi que tous les systèmes financiers permettant le paiement de prestations ou de subvention.

Le site internet de la Région a pu être restauré à une nouvelle adresse afin de communiquer avec les Normands, https://laregionnormandie.fr/.

Situation au 13 janvier

Rémunération des stagiaires

L’outil de gestion de la rémunération des stagiaires a pu être remis en service dès le 23 décembre 2022. En cas de difficulté de connexion à l’outil, il convient de vous rapprocher de votre référent au sein du Service Accompagnement des Publics en Formation.

Le paiement des temps de formation réalisés en décembre est intervenu suivant le calendrier habituel, et a été validé par les services de l’Etat.

Tous les stagiaires pour lesquels une saisie des temps a été réalisée sur décembre ont été payés, et n’ont donc subi aucune conséquence de la cyberattaque.

Les équipes de la Région traitent par ailleurs actuellement les dossiers de demande de rémunération avec des moyens renforcés. Depuis le 23 décembre, près de 1 500 dossiers ont fait l’objet d’une validation.

Pour permettre le versement des avances comme des temps de formation réalisés, dès validation de ces dossiers, deux paiements sont générés chaque semaine.

S’agissant de la visibilité dans l’outil des nouvelles actions de formation :

  • Les actions #Avenir « 2023 » (bon de commande n°4) sont présentes, il est possible d’y créer des dossiers sans attendre ;
  • Les actions Savoirs « 2022 » (bon de commande n°1) sont associées à des entrées en formation de mai 2022 à avril 2023 inclus, il n’y a pas de difficulté sur ce dispositif ;
  • Les actions « Qualif » démarrant dans les premières semaines de l’année 2023 (première reconduction de l’accord-cadre conclu l’an passé), elles sont ouvertes le 13 janvier ;

Les autres actions sont globalement intégrées. En cas d’absence sur la plateforme d’une action de formation en cours, vous êtes invité à contacter votre référent au sein du Service Accompagnement des Publics en Formation.

Le portail des aides, permettant aux stagiaires de solliciter une aide au permis, à l’équipement ou à la mobilisation (pour #Avenir), est lui aussi à l’arrêt. Aucune date de remise en service ne peut être pressentie.

Un travail d’analyse des solutions alternatives est en cours, et la Région étudie les possibilités de dérogation aux règles de délais de dépôts de demandes pour ne pas pénaliser les stagiaires.

Enfin, l’espace stagiaire est prêt à être remis en service et devrait être accessible aux stagiaires dans de bonnes conditions d’ici quelques jours. Une communication spécifique sera faite à cette occasion.

 

Gestion et paiement des marchés de formation

L’outil SAFIR reste à ce jour inaccessible. Le processus de redémarrage est en cours, avec un travail important de contrôle de l’intégrité des données. Une réouverture sur la première quinzaine de février semble pouvoir être envisagée, sans certitude pour autant à ce stade.

Le temps de redémarrage du système financier de la collectivité ne permet pas d’envisager un retour à des paiements au rythme habituel avant, au mieux, le mois de mars.

Seuls des paiements très ponctuels pourront être réalisés. En cas de difficulté financière majeure au sein de votre structure, vous êtes appelé à vous signaler par mail auprès de Fatima Lermytte (chef de service administratif et financier) et Maud Poupard (chef de service adjointe).

Afin de gérer au mieux la période d’attente de remise en route de Safir, vous trouverez ci-après quelques précisions sur les modalités de gestion.

  • Décalage de date de bon de commande

Cette demande est habituellement déposée sur SAFIR.

A titre provisoire, il vous est demandé :

  • Pour un décalage de date de moins de 15 jours, d’adresser la demande au gestionnaire administratif qui suit le marché ;
  • Pour un décalage de date de plus de 15 jours, d’adresser la demande au chargé de mission en charge du suivi de l’action.

Les demandes doivent être effectué par mail (prenom.nom@laregionnormandie.fr).

SAFIR sera progressivement mis à jour avec les données correspondantes lors de sa réouverture.

  • Demande de Modification des moyens humains :

Cette demande est habituellement déposée sur SAFIR.

A titre provisoire, il vous est demandé de formaliser votre demande par mail à l’attention du chargé de mission en charge du suivi de l’action, en précisant la situation initiale (nous n’avons à cette heure par accès aux dossiers des marchés en cours), la proposition nouvelle et sa motivation.

  • Transmission des bilans pédagogiques :

Ce document, nécessaire à la demande de solde, devra être envoyé avec l’ensemble des pièces nécessaires quand SAFIR sera de nouveau accessible. Les délais contractuels de transmission de ces documents sont naturellement suspendus pour toute la durée de l’interruption de service.

  • Suivi de la consommation des marchés

Les services de la Région n’ont accès à aucune donnée relative au suivi, notamment financier, des marchés en cours. Il appartient donc, plus que jamais, aux prestataires de suivre la consommation (engagée ou réalisée) des heures de formation commandées.

 

Appels d’offres en cours et à venir

AOF (plateforme d’achat dédiée à la formation professionnelle) est inaccessible. Comme pour SAFIR, le processus de redémarrage est en cours.

Les consultations qui étaient en cours lors de l’attaque sont définitivement abandonnées, et seront relancées dès réouverture d’AOF. Il s’agira alors de « nouvelles » consultations, qui demanderont donc de la part des candidats une ressaisie de leurs offres si celles-ci avaient déjà été déposées.

Pour les consultations avec des offres déposées et dont la phase d’instruction et de négociation était en cours, pas de remise en cause, elles pourront faire l’objet d’une notification.

Une communication spécifique sera faite sur le sujet dès qu’une date de réouverture pourra être fixée et qu’un calendrier de consultation pourra être établi.

Situation au 23 décembre

#rémunération – réouverture de la plateforme de gestion des rémunérations des stagiaires

La Région Normandie a été victime d’une cyberattaque détectée le 9 décembre dernier, ayant entrainé l’arrêt immédiat de l’ensemble des systèmes d’information, dont l’outil de gestion de la rémunération des stagiaires.

La question de la rémunération des stagiaires est naturellement apparue comme prioritaire dans la gestion globale de la crise, du fait de la grande précarité des publics potentiellement privés de rémunération.

Un travail spécifique a été mené pour définir et mettre en œuvre les conditions de reprise acceptables en matière de sécurité (vérification des comptes, sécurisation des accès, vérification de l’intégrité des données…), dans un calendrier le plus contraint possible.

Ces conditions étant remplies, nous vous informons de la réouverture de la plateforme REMU vendredi 23/12 à 9h, à son adresse habituelle : https://remuneration.normandie.fr/

Il s’agira du premier service d’envergure à être réactivé à la suite de la cyberattaque.

Tous les responsables de structures de formation prestataires de la Région (et non les gestionnaires) doivent avoir reçu un mail les informant de la situation, avec la procédure à appliquer pour recréer les comptes génériques et les comptes des gestionnaires. Si ce n’était pas le cas, vérifiez vos spams, et sinon, merci de faire un mail à l’adresse validationremu@laregionnormandie.fr, en précisant le nom de votre organisme, et un numéro de contact à appeler pour traiter le sujet.

Impact de l’arrêt de service sur les paiements aux stagiaires

Pour les 8 000 stagiaires dont les dossiers étaient validés à la date de la coupure, et sous réserve de la saisie de leurs temps de formation de décembre par les organismes de formation, l’arrêt de service sera normalement sans impact. Le traitement de la paie de décembre est prévu suivant le calendrier habituel, avec une arrivée sur les comptes autour du 19 janvier.

Pour les stagiaires dont les dossiers n’étaient pas validés à la date de la coupure, tout sera mis en œuvre pour leur prise en charge rapide. La Région Normandie va mobiliser des équipes habituellement affectées à d’autres taches afin de réduire au maximum les délais d’instruction, et mettre en place deux cycles de paiements hebdomadaires. De leur côté, les organismes de formation vont se mobiliser pour recompléter les dossiers qui doivent l’être et saisir les dossiers des stagiaires entrés en formation après le 9 décembre.

Information des stagiaires

La plateforme qui nous permet de traiter les appels téléphoniques sera à nouveau en service dans la matinée de lundi 26 décembre, au 02.32.76.38.35.

Des demandes pourront aussi être formulées sur la boite mail jesuisenformation@normandie.fr

 

Le 16/12/2022

Bonjour à tous,

Du fait de la cyberattaque qu’a subi la Région, le CARIF OREF a ouvert cette page pour que nous puissions partager avec les acteurs de la formation professionnelle en région des consignes, de l’actualité sur l’avancement de la remise en route de l’activité, et je l’en remercie.

Vous trouverez donc ci-dessous différentes informations, à faire circuler au mieux dans votre organisation.

Sachant pouvoir compter sur votre soutien dans cette situation difficile, que nous savons très impactante pour les stagiaires et vos organisations.

Clarisse Dautrey

Directrice de la Formation tout au Long de la Vie – Région Normandie

 

Informations générales

Depuis le 15/12, les agents de la Direction de la formation ont tous récupéré une nouvelle adresse mail, sur le modèle suivant : prenom.nom@laregionnormandie.fr. Par ailleurs, nous sommes à nouveau joignable, via le standard et une partie des lignes directes, les numéros sont inchangés.

Si vous avez un rendez-vous, un bilan ou une réunion prévu avec un collaborateur de la Région, je vous invite à nous le rappeler par mail. Nous n’avons en effet plus aucun accès possible à nos agendas.

Par contre, nous ne sommes toujours pas en capacité de rouvrir la plateforme Relations Usagers. Dans la mesure où nous sommes dans l’incapacité totale actuelle de renseigner les stagiaires sur l’état de leur dossier de rémunération, je vous remercie de leur expliquer la situation, et de ne pas chercher à nous contacter sur ce sujet pour l’instant ni de nous envoyer les stagiaires. Nous avons besoin de pouvoir concentrer tous nos efforts sur la remise en service.

 

#Rémunération des stagiaires et aides individuelles :

La rémunération des temps de présence de novembre, validés par les organismes de formation sur le début du mois de décembre, a été versée dans des conditions normales et n’est pas impactée par l’incident en cours.

Depuis le 9 décembre dernier, le logiciel de rémunération, comme tous les outils régionaux, est à l’arrêt et inaccessible pour tous : organismes de formation, stagiaires et agents de la Région.

Le redémarrage de cet applicatif est jugé comme particulièrement prioritaire par la Région, tout est donc mis en œuvre pour une reprise rapide du service. Pour autant, cette reprise demande un travail préalable de vérification visant à garantir pleinement la sécurité du logiciel. Ce travail est actuellement en cours.

Une communication auprès des gestionnaires sera mise en œuvre dès que possible pour accompagner la réouverture.

Par ailleurs, la plateforme normande de gestion des aides (aide aux permis et à l’équipement notamment) est à l’arrêt pour une durée indéterminée. En fonction des circonstances, des solutions de contournement pourront être mises en œuvre dans les semaines à venir pour garantir aux stagiaires l’accès à leurs droits.

 

#Sanitaire et social :

Solstiss n’étant plus accessible, une nouvelle procédure vous sera très prochainement communiquée, via ce site et/ou par mail.

 

#Avenir et Savoirs Essentiels :

Maintien des comités d’animation de décembre ainsi que des comités de pilotage intermédiaire  Savoirs essentiels prévus entre mi-janvier et mi-février.

Penser à saisir les offres de formation pour diffusion via Trouver ma Formation.

 

#Qualif 2023 :

– “Saisir ma formation” : pour les titulaires de marchés publics de formation  – dispositif QUALIF- la commande 2023 a été communiquée aux prestataires en octobre/novembre par l’envoi de bons de commande, ou via les échanges avec un agent de la Région. Conformément aux cahiers des charges de l’accord-cadre, une communication de ces actions commandées doit être effectuée dans les meilleurs délais par le biais notamment des saisies des actions sur les sites « saisir ma formation » et sur « Kairos ».Compte tenu du contexte, et pour assurer la continuité du service public de formation, il est demandé aux titulaires de marché QUALIF de saisir les actions de formation commandées sur 2023 sur les systèmes d’informations susvisés, sans attendre la validation officielle notamment des calendriers de formation. Les services de la Région reviendront vers les prestations en cas de modification et/ou régularisation ultérieurement.

bilans pédagogiques : les bilans pédagogiques en visio et sur place sont maintenus dans la mesure du possible. Cependant, les chargés de mission n’ayant plus accès à leur agenda, il y a des risques d’absences involontaires que nous vous prions d’excuser. Pour éviter cela, je vous invite à reconfirmer les rendez vous par mail aux collaborateurs concernés, en indiquant bien l’intitulé de l’action de formation, le lieu et l’heure de RDV.

 

#appels d’offre en cours :

Pour la formation professionnelle, la Région utilise un profil acheteur spécifique, AOF, actuellement indisponible.

Les deux consultations en cours sont suspendues et la date limite de remise des offres sera bien évidemment prolongée. Une communication sera faite dès que possible d’abord via le Journal officiel d l’Union Européenne (JOUE) puis dans un deuxième temps sur AOF quand ce dernier sera à nouveau opérationnel.

 

#SAFIR :

La Région Normandie utilise pour la formation professionnelle un outil de gestion d’action de formation (SAFIR), outil impacté par la coupure des serveurs généraux de la Région et donc indisponible pour le moment.

Il n’est évidemment pas possible de saisir des stagiaires, d’effectuer des déclarations ou de déposer des pièces justificatives. Un « rattrapage » devra être effectué dès le retour à la normale, je vous invite donc à stocker ces pièces dans l’attente d’un retour à la normale.

Néanmoins et pour assurer la continuité de service, l’exécution administrative des marchés reste maintenue (modification par voie d’avenant, agrément sous traitance) etc… La Région assure le suivi de la vie des marchés, même en mode dégradé (par courrier et/ou mail).

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